Was ist das Veranstaltungsmeldungsformular?

Über das Formular können externe Veranstalterinnen und Veranstalter, touristische Partner*innen, Vereine, Institutionen oder sonstige meldende Personen Veranstaltungen an FTM übermitteln. Ziel ist es, Veranstaltungen für die touristische Information, Bewerbung und Verbreitung aufzubereiten und – nach redaktioneller Prüfung – über verschiedene Kanäle und auf mehreren Plattformen zu veröffentlichen.

Wer kann eine Veranstaltung melden?

Externe Veranstalterinnen und Veranstalter, touristische Partner*innen, Vereine, Institutionen oder sonstige meldende Personen können das Formular nutzen.

Wo kann meine Veranstaltung veröffentlicht werden?

Die Veröffentlichung kann unter anderem erfolgen auf: der Website von FTM, Veranstaltungskalendern, digitalen Anzeigen und Displays, Social-Media-Kanälen, in Newslettern, Printprodukten, Presse- und Medienverteilern sowie über technische Schnittstellen an touristische Partner*innen, Kalenderdienste und gegebenenfalls Open-Data-Portale.

Welche Angaben sind Pflichtfelder?

Die mit einem roten Sternchen als Pflichtfelder gekennzeichneten Daten sind erforderlich, damit eine Veranstaltungsmeldung bearbeitet werden kann. Ohne diese Angaben ist eine Bearbeitung oder Veröffentlichung in der Regel nicht möglich.

Was passiert nach dem Absenden meiner Meldung?

Nach Eingang der Meldung erfolgt in der Regel eine formale und redaktionelle Prüfung. Diese kann unter anderem eine Prüfung auf Vollständigkeit der Pflichtangaben, eine Plausibilitätsprüfung der Veranstaltungsdaten, eine Prüfung auf offensichtliche Rechtsverstöße sowie eine Prüfung der Eignung für das touristische Angebotsprofil umfassen. Gegebenenfalls werden Rückfragen an die meldende Person gestellt.

Habe ich einen Anspruch auf Veröffentlichung meiner Veranstaltung?

Die konkrete Auswahl des Kanals, der Veröffentlichungszeitpunkt und die Reichweite liegen im Ermessen von FTM. Ein garantierter Anspruch auf Veröffentlichung besteht somit nicht.

Was ist der Unterschied zwischen Option A und Option B bei der Lizenzwahl?

• Option A (CC BY-SA 4.0): Die Weitergabe von Beschreibungstext und Medienmaterial kann unter einer offenen Lizenz erfolgen. Inhalte können dadurch weltweit und zeitlich unbegrenzt weiterverbreitet werden.
• Option B (Einfaches Nutzungsrecht): Die Inhalte werden FTM zur Veröffentlichung, redaktionellen Bearbeitung und Weitergabe im Rahmen der touristischen Öffentlichkeitsarbeit und Pressearbeit zur Verfügung gestellt. Eine Unterlizenzierung unter einer offenen Lizenz ist hierbei ausgeschlossen.

Was bedeutet die Lizenz CC BY-SA 4.0 (Option A) konkret für mich?

Bei Option A nehmen Sie zur Kenntnis, dass eine weltweite, zeitlich nicht begrenzte Weiterverbreitung durch Dritte möglich und eine vollständige Rückholung der Inhalte faktisch ausgeschlossen ist – dies gilt auch für etwaig enthaltene personenbezogene Daten. Die Daten können von Dritten unter gleichen Lizenzbedingungen weitergeben und genutzt werden. Diese Option sollten Sie in der Regel nur wählen, wenn Sie Urheber*in der Inhalte sind, also wenn Sie Text und Bild selber erstellt haben oder aber unter Umständen, wenn Sie auf Anweisung Ihrer Arbeitgeber*in bzw. Auftraggeber*in handeln.

Was darf FTM bei Option B mit meinen Inhalten machen?

Bei Option B räumen Sie FTM ein einfaches, zeitlich und räumlich unbeschränktes, unentgeltliches Nutzungsrecht ein. FTM darf die Inhalte vervielfältigen, verbreiten, öffentlich zugänglich machen, senden, in Datenbanken aufnehmen, bearbeiten und umgestalten (einschließlich Übersetzung, Zuschnitt, Farbkorrektur, Formatanpassung, Einfügen von Text und Logos sowie redaktioneller Textanpassungen) und im Rahmen der touristischen Öffentlichkeits- und Pressearbeit an Dritte weitergeben.

An wen können meine Daten und Inhalte weitergegeben werden?

Empfänger*innen können sein: interne zuständige Stellen bei FTM, technische Dienstleister*innen für Hosting, Formularverarbeitung, CMS oder Versand, touristische Kooperationspartner*innen, Betreiber*innen externer Veranstaltungskalender, Presse- und Medienvertreter*innen, Betreiber von Open-Data-Portalen (wenn Option A gewählt wurde) sowie sonstige Empfänger*innen, soweit dies für die Veröffentlichung oder technische Bereitstellung erforderlich ist.

Was passiert, wenn meine Inhalte an externe Empfänger*innen weitergegeben werden?

Soweit Inhalte an externe Empfänger*innen weitergegeben und dort in eigene Systeme übernommen werden, verarbeiten diese die Daten in der Regel in eigener Verantwortlichkeit.

Was muss ich beachten, wenn meine Meldung Fotos mit erkennbaren Personen enthält?

Soweit Sie Inhalte übermitteln, die personenbezogene Daten Dritter enthalten – insbesondere Fotos mit erkennbaren Personen –, sind Sie als meldende Person dafür verantwortlich, dass die Übermittlung und die beabsichtigte Nutzung rechtmäßig sind. Soweit hierfür Einwilligungen erforderlich sind, müssen diese wirksam vorliegen.

Reichen meine Zusicherungen im Formular als rechtliche Absicherung aus?

Die von Ihnen abgegebenen Zusicherungen zu Rechten, Einwilligungen und Nutzungsbefugnissen dienen der vertraglichen Absicherung, ersetzen jedoch nicht die datenschutz- oder persönlichkeitsrechtliche Zulässigkeit der jeweiligen Verarbeitung.

Auf welcher Rechtsgrundlage werden meine personenbezogenen Daten verarbeitet?

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses erforderlich ist, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund des berechtigten Interesses von FTM an einem funktionsfähigen Veranstaltungsverzeichnis und an der touristischen Bewerbung der Region. Soweit FTM gesetzlich oder satzungsgemäß mit Aufgaben der touristischen Vermarktung betraut ist, kann die Verarbeitung ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO gestützt werden.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die im Rahmen der Veranstaltungsmeldung verarbeiteten Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung, Veröffentlichung, Weitergabe, Rechteverwaltung, Dokumentation und gegebenenfalls zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Kann ich angeben, ob meine Veranstaltung kostenpflichtig ist?

Ja, im Formular gibt es eine Auswahlmöglichkeit, ob die Veranstaltung kostenpflichtig ist. Je nach Auswahl werden zusätzliche Felder für Preis/Preisspanne, Link zum Online-Ticketverkauf und Vorverkaufsstellen angezeigt.

Welche Lizenz wird mit meiner Meldung gespeichert?

Die von Ihnen gewählte Lizenz (Option A oder Option B) wird zusammen mit der Meldung gespeichert und bestimmt die zulässigen weiteren Nutzungsschritte.

Kann FTM meine Veranstaltungsmeldung durch KI-generierte Inhalte ergänzen?

Ja, FTM kann übermittelte Veranstaltungsdaten zusätzlich mit eigenen Inhalten ergänzen und/oder ersetzen, etwa durch redaktionell erstellte oder KI-gestützt erzeugte Illustrationen, Teaser, Zusammenfassungen, Überschriften oder Informationstexte. Diese ergänzenden Inhalte werden rechtlich getrennt von den durch die meldende Person übermittelten Inhalten behandelt.

Was passiert mit KI-ergänzten Inhalten bei Option A (CC BY-SA 4.0)?

Bei Option A erfolgt die Weitergabe Ihrer Inhalte und bearbeiteter Fassungen nach Maßgabe der CC BY-SA 4.0. Die von FTM eigenständig erstellten oder KI-gestützt erzeugten Ergänzungen (z. B. Teaser, Zusammenfassungen, Illustrationen) werden rechtlich getrennt von Ihren übermittelten Inhalten behandelt und können von FTM im Rahmen der Open-Data-Strategie gesondert unter CC BY-SA 4.0, CC BY 4.0, CC0 1.0 oder einer anderen geeigneten offenen Lizenz weitergegeben werden. Da bei Option A auch Ihre eigenen Inhalte offen lizenziert sind, können beide Inhaltsteile – Ihre Originalmeldung und die KI-Ergänzungen – gemeinsam breit weiterverwendet werden.

Was passiert mit KI-ergänzten Inhalten bei Option B (Einfaches Nutzungsrecht)?

Bei Option B bleiben Ihre übermittelten Inhalte unter dem einfachen Nutzungsrecht und werden nicht offen lizenziert. Die von FTM zusätzlich erstellten oder KI-gestützt erzeugten Inhalte werden jedoch rechtlich getrennt von Ihrem Material behandelt und können von FTM – getrennt von Ihrem Material – unter CC BY-SA 4.0, CC BY 4.0, CC0 1.0 oder einer anderen geeigneten offenen Lizenz weitergegeben werden. Das bedeutet: Ihre Texte und Bilder unterliegen weiterhin dem eingeschränkteren Nutzungsrecht, während die eigenständig von FTM erzeugten Ergänzungen separat offen bereitgestellt werden können.

Kann ich meine Veranstaltungsmeldung nachträglich ändern oder zurückziehen?

Eine vollständige Rückholung bereits veröffentlichter oder weitergegebener Inhalte ist insbesondere bei Option A (CC BY-SA 4.0) faktisch ausgeschlossen, da eine weltweite Weiterverbreitung durch Dritte möglich ist. Bei Änderungswünschen oder Rückfragen empfehlen wir, sich direkt an FTM zu wenden, damit im Rahmen der redaktionellen Möglichkeiten eine Anpassung geprüft werden kann.